第九章　秘书部门的协调与督查工作

　　1、理解秘书部门的协调职能

　　答：秘书部门的协调职能是由其自身的工作性质和职能位置决定的，大致概括为：在其办文、办会、办事等业务活动中有效地维护机关组织整体的协调运转；秘书部门联系上下左右，沟通四面八方，便于发现组织机构内运转中，以及组织机构的外联中随时可能出现的矛盾和问题，便于及时进行信息反馈，并协助领导进行协调；秘书部门作为领导的参谋和助手，经常为领导者发现、控制和处理失调问题出谋划策，并在自身的职责范围内，或经领导授权后，代领导和领导机关处理矛盾纠纷，进行组织协调。

　　2、秘书部门协调的内容和任务是什么？

　　答：秘书部门协调的内容有：目标、计划协调，事务协调，财务协调，政策协调，战略协调；协调的任务有：协助领导者进行政策协调；协助领导者协调子系统的工作计划，根据领导意图，综合地、统筹兼顾地起划系统管理计划；注意子系统的生产和业务工作进展情况，向领导者报告不协调的行动内容和原因，提出协调意见；受领导之托，邀请有关部门、单位，共同完成涉及多单位、多部门的任务，并协调工作节奏，客观地协调处理各部门、各单位工作中的不平衡问题；代表领导者处理本系统与它系统之间的关系；协助领导者对有关人员进行思想教育，并注意通过自己得体的工作，协调领导成员之间的关系；协调领导者处理日常工作中部门、单位、人与人之间由于种种原因产生的工作不协调问题。

　　3、秘书部门协调工作的特点与原则是什么？

　　答：秘书部门协调的特点是：权力的授予性，非职责限定性，认同疏导性；其原则有：认真调查研究，切实弄清情况的原则；从总目标出发，着眼全局维护整体利益的原则；从实际出发，按政策办事的原则；统一领导的原则，即在领导者的统一领导下，协助领导者从事或直接担负协调工作。

　　4、秘书部门协调与上级组织关系的要求是什么？

　　答：尊重上级领导机关和领导人；能及时发现需要协调的问题；协调解决问题的方法要适当（其中，首先要自查，查本部门是否全面正确地领会了上级的意图，是否贯彻了上级精神，是否局部利益服从了整体利益，是否完成了上级的各项工作部署；其次是整改，其三是及时请求，更后是要主动汇报）。

　　5、秘书部门协调与下级单位关系的方法有哪些？

　　答：面商协调，商榷协调，建议协调，行政手段协调。

　　与群众关系的协调采用的方法：理论灌输，感情激励，利用领导权威，利用领导出面干预，或由领导集体表态，从而达到统一思想和步调，化解矛盾，是一种强制性的方法。

　　6、秘书部门协调与领导班子成员间关系应特别注意什么？

　　答：一对他们之间的矛盾、隔阂要有正确的认识，做到心中有数，要保持“中立”，切莫陷入矛盾的漩涡；二如果在秘书工作中触及到这些分歧、矛盾和隔阂，就要特别注意，以有助于领导人统一思想，消除分歧、矛盾和隔阂的方式对待之。要讲究原则，力求客观，提供各种机会和条件，使之消除隔阂，彼此谅解；三秘书人员应及时、真实地按照工作需要向有关领导人通报工作情况，但不能传说涉及领导人之间矛盾的问题，更不允许拨弄事非，传播流言，褒此贬彼；四在安排工作、会议、活动日程时，要防止领导者之间发生“碰撞”，做到使他们各得其所。

　　7、秘书部门协调与平级职能部门间关系应注意什么？

　　答：一要尊重职能部门的管理权限；二要虚心向职能部门学习；三要及时为职能部门搞好信息服务；四在文书工作上为职能部门提供帮助。

　　8、协调秘书部门内部关系时应注意什么？

　　答：一从整体效益出发，合理分工；二根据个人特点，充分发挥个人优势；三多开展思想交流，加强人际沟通；四要有切实可行的激励机制，鼓励人人进取。

　　9、理解秘书常用的协调方法

　　答：秘书常用的协调方法有：沟通协调方法，管理作为一个过程，沟通与协调相互依存，相互作用，具有一致性，秘书人员具有信息枢纽的优势，通过及时传递真实、会面的信息，促进彼此相互沟通，消除隔阂或误会，矛盾或失调问题就能得到解决，使其恢复协调状态；变通协调方法是对于非原则性问题，当有关各方各持一理，互不相让，矛盾激化，引起失调时，可以采用此种方法；融合协调方法是对于因局部的权力冲突和利益冲突而引起各方在整体配合上的失调时，可采用此种方法；政策法规协调方法是在实践中某些失调现象，是因理解或执行有关政策、法规出现偏差而造成的，对此类失调问题，可采用这种方法；计划协调方法是在计划执行中措施不当或客观条件发生变化，就有可能出现失调现象而采用的方法；节奏程序协调方法是出现各局部、各子系统步调节奏不一致，进展程序混乱，全局的整体运转就会出现失调时采用的方法；会稿协调方法为了避免在制发文件的过程中，由于各部门仅从自身的职能管理需要出发，在执行中可能与文件内容发生矛盾，使执行过程中出现失调和混乱现象采用的方法；会商协调方法是当某个矛盾或问题涉及几个管理部门的职权范围时，可以约请相关管理部门共商协调方法。

　　10、理解秘书部门的公关职能

　　答：在组织系统内部，秘书部门介于管理与被管理层之间，置身于各职能部门的业务矛盾、人事矛盾之外，因此，它是组织更佳的协调者。一方面，它需要经常向组织领导人反映员工的意见和要求，使之及时了解群众的呼声，意识到存在的不足，制定出改进措施，同时，还要及时地解释和传达组织的指令和措施，形成二者的情感交流和双向沟通；另一方面，它要配合领导者做好各职能部门的协调工作，经常提供有关信息，帮助各部门彼此沟通，相互配合，产生更优越的管理效果；在组织系统外部，秘书部门同样可以发挥公共关系协调职能，通过积极开展活动，促进组织和外界密切联系和广泛合作，为组织创造良好的外部环境。

　　公共关系的含义：公共关系指的是一定的组织机构与公众之间的相互关系；是一种管理职能，是塑造形象的艺术，双向沟通是公关工作的基本要求；大众传播，人际传播是公关动作的重要手段。

　　11、理解对秘书人员公关素质的要求

　　答：从事公关工作的秘书人员，应特别注重培养自己的公关意识和公关技能；其中秘书人员应具备的基本素质有：富有魅力的个性品质；博学多识；具有与公关工作相类似的经验或经历；高尚的道德品质；秘书人员应具备的基本技能及其培养：组织领导能力；表达沟通能力；观察应变能力；创造能力；交际能力；专业技能。

　　12、理解秘书部门的督查职能

　　答：秘书部门的督查职能，一方面是代表领导，或受领导之托，或在获得了领导法令前提下进行的；另一方面，秘书部门的督查工作，应着重围绕政令和中心工作，抓大事、要事和久拖不决之事，并不能供奉专门机构和基层部门的具体工作。

　　13、秘书部门的督查工作有哪些类别

　　答：秘书部门的督查工作分为决策督查和专项督查；其中决策督查的范围是以文件形式传递的重大决定事项；以会议形式做出的重要决定；以其他形式做出并传递的重大决策事项，其目的是促进决策事项的贯彻落实；了解决策落实的进程以及落实过程中存在的问题，为领导者控制决策事项的落实提供信息支持；为二次决策提供依据，为补充和完善决策程序，优化决策效果提供信息咨询；专项督查具有事项较为单一、办理时限相对较短、办理要求明确和一事一报的特点。

　　14、督查工作的原则与方法是什么？

　　答：督查工作的原则是实事求是，注重实效，归口管理，分级负责的原则；其主要方法有催办催报，督查调研，反馈通报，组织专题汇报会，形成并强化推动决策落实的有效机制。

　　15、简述督查工作的主要程序。

　　答：其主要程序有督查问题立项，含决定督查立项和专项督查立项；制定督查方案，交办，催办，报告工作进展情况，再督查，审核验收，形成督查报告，立卷归档。

　　16、秘书部门协调与直接领导班子及领导人关系时应注意什么？

　　答：首先检查自身；不断提高自身素质；主动与领导人进行交流；此外，秘书人员要关于总结领导活动的规律，正确领会意图，积极、主动、周全地为领导工作服务；要维护领导人的威信和尊严，忠诚可靠；对领导工作中出现的问题和遗漏，既要能讲究方式地坦诚相见，又能极为负责地拾遗补阙；要能真正体谅领导，并为之分忧；能站在领导思考问题的高度，树立大局观念。