第八章　秘书部门与会务工作

　　1、理解会议的构成要素

　　答：从形式上看，会议有会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、与会人员、会议主题、会议的方式方法、会议的结果等八个要素构成；从会议的内容看，会议由会议的指导思想、会议的任务、会议的目的、会议作用、实现会议目的的手段等五个要素构成；从人员上看，会议都有出席人员、主持人员，较大的会议还有秘书人员和服务人员等。

　　2、会议有哪些主要类型

　　答：总体而言，会议有临时性的和经常性的两类。但从不同角度，不同标准会议又分为不同类型，从规模划分，有特大型会议、大型会议、中型会议、小型和微型会议；按性质和内容分有法定会议、决策会议、专门性会议、学术性会议、动员性会议、纪念性会议、外事性会议、协商性会议、布置或总结工作会议、国际会议等；按方式划分有代表大会、协商会议、联席会议、座谈会、现场会、观摩会等多种，其中有集中进行的会议，有分散进行的会议或集中、分散相结合的会议；按社会领域划分有政治领域、经济领域、文化领域和其他社会领域各级各部门的种类会议。

　　3、理解会议的积极作用和消极作用

　　答：会议的积极作用对于发扬民主，交流思想，通达情况，协调意见，行动，促进团结，进行决策，贯彻政策，加快工作节奏，加速问题的解决，实现集中统一领导，具有重要作用；会议的消极作用表现在那些过多过滥、质量低劣的会议，极易造成信息重复，加大人力，物力和财力的浪费，并不断助力官僚主义、形式主义和吃喝馈赠等不良风气。

　　会务工作的原则与任务：其原则是：要充分细致地准备；要严密地组织，要周到地服务，要确保会议安全，要加强保密工作，要注意端正会风；其任务是：会前要认真负责地做好准备工作，会中要严密正确的组织好各项活动，热情周到地搞好服务；会后要妥善地处理一切有关事宜；若分解开来，大体包括，会议筹备，会议接待，会议的组织联络，会场布置与管理，组织会议选举，实施会议保密等内容。

　　4、简述会议的一般进程

　　答：会议的一般进行分为三个阶段、八个环节：会议准备阶段有三个环节，即同期各项管理活动、各项工作与会议的综合分析、统筹安排；与会议议题相关材料的准备；会议通知和事务准备；会议的进行阶段也有三个环节：即会议主持人说明会议意图，会议议题相关情况要点，开会方法与注意事项；掌握议题；会议总结，确认会议形成意见。这是会议实质研究问题、做出决定的阶段；会议形成意见的传达、催办阶段有两个环节，即会议形成意见的完善自理 会议形成意见的传达与催办，这是落实会议成果的阶段，以上三个阶段、八个环节，是一个互相联系、互相制约的会议组织工作系统整体，它们共同构成会议活动的过程，其功能在于实现会议的目的。

　　5、说明会议预案的主要内容

　　答：会议预案的内容一般涉及：会议名称、会议主题、会议的时间和地点、会议规模、与会人员、会议日程及议程、会议的组织领导、会议的活动安排、会议经费预算、与会人员的食宿安排等。

　　6、会议预算有哪些主要项目

　　答：会议预算包括：会议办公费，会议设备和用品费，会议场所租用费，会议文件资料费，会议邮电通讯费，会议宣传交际费，会议食宿补贴费，会议交通费，不可预见的临时性开支。

　　预案中需会前落实的项目：组建会议工作机构，制发会议通知，会场及布置，出席范围与人员编组，制作会议证件，准备会议文件，确定并编制会议议程和日程，安排食宿和车辆，会前检查，接站与报到。

　　7、理解会议日程和议程及其编写方法

　　答：会议预案中必须明确会议所要解决、处理问题的大体安排，即会议议程。会议议程必须体现在妥善安排的具体日程中，而日程则表明会议内容的先后顺序；其会议日程编写方法有日期，时间，内容，地点，备注。

　　8、怎样搞好会议期间的调度工作

　　答：会议调度是保证会议有条不紊的进行的保障，主要有三个方面：一事务性调度：引导与会人员入座和投票，指挥车辆停靠位置，宣布大会纪律或注意事项，组织服务人员保障饮水供应，调控音响和灯光设备，检查会场安全；关键性调度；候会人员安排：安排发言，会议特殊情况的应急处理。

　　9、理解会议记录的种类及记录方法

　　答：会议记录的种类有文字记录和电子记录两种，文字记录又分为概要记录、摘要记录和详细记录，电子记录主要有录音和录像两种。

　　会议选举的一般程序：宣布选举的内容和参加选举的人数，统计与人人员是否符合法定人数，通过选举办法，通过监计票人，总监票人名单，检查票箱，分发选票，填写选票，宣布投票顺序和进行投票，开箱清点选票，报告收回选票数，宣布是否有效，进行计票，宣布选举结果。

　　10、说明会议结束阶段的主要工作事项

　　答：会议结束阶段的主要工作事项有：清理会议文件，印发会议纪要或决办通知，组织与会人员离会，会议的宣传报道，会务工作总结，会议决定事项的传达和催办。

　　11、拟定会议文书准备方案的要求是什么

　　答：拟定会议文书准备方案的要求：一准备会议文书的范围和内容要明确具体；二准备会议文书要分工清楚，责任到人；三准备会议文书要有具体的时间限制。

　　12、了解会议文书的种类

　　答：会议文书的种类有：会议的指导文书，包括上级会议文书，上级指示文书，本级开会起因文书等；会议的主题文书，包括开幕式讲话，主题报告，专题报告，专门文件，大会发言，选举结果，正式决议，闭幕式讲话等；会议的程序文书，包括会议议程，日程安排，选举程序，表决程序等；会议简报和记录文书，包括会议简报，情况反映，各种记录等；会议参考文书，包括代表提案，相关公务书信，相关群众来信，与会代表来信，各类相关的来访书面材料等；公告、传达文书，包括会议公告，新闻报道，接受采访的书面材料，宣传文章，传达提纲，执行计划等；会议管理文书，包括开会须知，议事规则，会议证件，会议安全与保密制度，作息时间安排其他生活管理文书等。

　　13、拟写会议主要文件的基本前提

　　答：一，认真理解和吃透会议领导机构所确定的会议主题，准确把握领导意图，特别是党和国家的有关政策精神；二做好深入细致的调查研究，掌握和提供详尽确切的第一手材料；三参与会议文件的起草者，必须有强烈的协作意识。