第四章　秘书工作方法与规律

　　1、怎样理解组织管理方法对秘书工作的适用性？

　　答：组织目标为秘书选用工作方法指明方向；组织规范为秘书选用工作方法提供依据；组织需要是秘书选择工作方法的基础；组织管理方法适用于秘书工作。

　　2、理解秘书工作进程的调度方法。

　　答：秘书工作中常用的调度方法有：ABC分类处理方法，是对繁杂的工作任务，可以按照重要和急缓程度分类排列办理顺序，将要事急事列为A类，将重要但不急办的事情列为B类，将一般性事务和可暂缓办理的事项列为C类，可放在时间比较充裕时办理，这样，就可主动安排办理顺序，在被动接受任务后，具有完成任务的主动性，避免贻误要事急事，确保各项工作按质按量在规定的时间内完成； 集中办理与分段进行相结合的方法，是秘书应首先尽可能将手头的工作，在保证质量的前提下一鼓作气、一气呵成地集中精力迅速办理完毕，避免中途间断或搁置，这样，既可保证质量，又可提高效率，若工作量大，进程又的较长的任务在办理中出现暂停时，必须处理其他问题，应将未完成的事项先记下工作要点，待临时出现的事务处理后，迅速按工作重点完成第一件事，以确保工作的连续性和完整性； 统筹计划法， 类似目标管理方法，一是注重任务控制，将所有具体的事项一一列出，全面安排，责任到人，落到实处，不能有遗漏，二是注重质量控制，对每项具体事务都提出明确的具体要求，并由相关负责人督导，确保工作质量，三是注重时间控制，要求每项事务，每个环节都必须按预定时间完成，严格控制完成任务的进度和时限。

　　3、理解海外的几种秘书时间管理方法。

　　答：海外秘书时间管理方法有：时间表，即做到适合领导职务特点，职责权限，适应领导工作的需要，适合机会要求，时间表有全年预定时间表，每月预定时间表，每周预定时间表，每日预定时间表，单项重要工作事项预定表，每月预定时间表，要在前一个月底做好，每周预定时间表，要在前一个周末做好，每日预定时间表，要在前一天下班前做好，以备领导人参考，单项工作时间表可根据实际需要拟订；统计时间法， 要求必须真实，准确，要选择有挖根生的记录区，要及时反馈，要持之以恒；目标时间法，特点在于目标的集中性，实效性，目标时间计划的循环性，时间的预控性。

　　4、理解秘书工作一般规律及其内涵。

　　答：秘书工作一般规律，即秘书主辅配合近身综合辅助与适应领导对秘书工作公务活动需要的规律，揭示了领导对秘书公务服务需要，秘书工作效果，秘书与领导主辅配合有效程序，秘书工作投入等要素间的关系和联系：一领导对秘书公务的需要，与秘书在主辅配合中事务服务和参谋辅助的投入必须相适应，对能取得领导对秘书工作的满意，才能保持和谐的工作状态，为领导公务近身综合服务是秘书工作的根本要求，二是主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性作用，三领导对秘书公务服务的需要，对秘书工作的职能范围，职能作用，职能地位等是决定性的，领导对秘书公务服务的客观需要，即有时代和社会环境所决定的客观需要，又有领导者个人价值取向、整体素质、工作作风等决定的主观需要，四秘书发挥其职能作用，是在满足领导需要，适应环境条件变化，与领导主辅配合的前提下，通过事务服务和参谋辅助体现出来的。

　　5、如何运用秘书工作的一般规律？

　　答：一从目标把握坚持主辅配合的正确方向，二从主辅加深理解提高辅助的有效性，三从主辅配合协调提高综合辅助的效率，四从主辅增强素质提高综合辅助的效能

　　6、何谓秘书工作的特殊规律？

　　答，秘书工作的特殊规律，是指秘书工作发展和运作实践中，不同领域所特有的规律，它是不同领域里固有的、本质的、稳定的关系和联系。

　　秘书工作发展规律：秘书工作体制与社会生产力发展相适应规律；秘书工作职业化发展与社会分工状况相适应规律；秘书机构职能与领导权力分配体制相适应规律。

　　7、理解秘书专项职能活动规律及意义

　　答：经常性工作规范化，制度化，科学化，遵循这一规律，把本单位秘书经常性工作建立在实事求是的科学分析的基础上，制定出制度，规范，程序，纳入计算机网络系统进行管理，有利于提高秘书工作的质量和效率，克服工作中的随意性，增加准确性，做到管理科学化；秘书知识能力素质与其职能要求相适应规律，秘书只有具有了符合具体职能的知识能力的广度和尝试才能在各类组织的秘书业务活动中，在领导身边充分发挥综合辅助的参谋助手作用；领导立意与秘书忠实完整准确表达相一致的写作规律，这一规律提示了秘书公务写作所表达的是组织领导意图，所写作的各类文稿的立意应由代表组织意图的领导人提出，这就确定了写作的目的，中心，基本观点，关键提法，重要内容等要素的规范性。

　　8、理解秘书工作中的对立统一规律

　　答：对立统一规律是唯物辩证法科学体系的实质和核心，它揭示了事物与事物，要素与要素间普遍联系的实质和内容，揭示了事物发展变化的内在源泉，运用对立统一规律，有利于深入地认识秘书工作各要素之间的联系和关系，正确地理解和把握秘书工作的一般规律和特殊规律；其关系有：事务与政务，被动与主动，综合性与专业性，维持与适应，听命与劝谏，宣传与保密，谋划与执行，全面与重点，规范性与随机性，间接性与直接性。

　　9、秘书工作一般性准则的内容是什么？

　　答：其内容是正面效益准则，以领导工作为核心的准则，具体工作流程闭环动作原理。

　　正面效益准则：就是秘书工作价值取向必须符合事业公利、组织公利、必须以有效补益和优化社会效益、组织管理效益和领导工作效益为出发点，必须在工作交通作用指向、工作过程指向、心理及思维指向和素质发展指向等方面，都以不断提高正面效益为目标。

　　10、理解具体工作流程闭环运作原理及其对秘书工作的价值？

　　答；具体工作流程闭环动作原理是指各项业务活动中，各秘书岗位的分工，各工作环节必须有序衔接，首尾相连，开成闭合回路和连续动作的环流，维护工作进程的有序性，稳定性和连续性，充分发挥整体功能；遵从这一原理，秘书工作的辅助决策，会务组织，文书档案工作，受权办事，信访工作，信息处理，督促检查工作，接待工作等，都可按具体工作目标的分解，流程设计，环节衔接，构成首尾相连，有序地连续动作的闭环流程，这样就可避免迷失方向或出现差错，并有助于提高工作效率。

　　如何遵从具体工作流程闭环运作原理，提高秘书工作效率：一秘书工作职能的分解必须与目标结构体系相衔接并协调配合，实现职能与目标的一致性；二是以秘书工作职能和目标为基本依据，建立秘书工作组织机构体系和人员职责分工体系，使秘书工作职能由具体工作人员承担，秘书工作目标的实现，以组织措施为可靠保证；三是在秘书工作职能分解与组建工作系统中，要职能分解与人员分工相结合，工作流程要严密、无遗漏、不脱节，工作规范、明确、具体，人员工作任务满负荷，这样才能构建高效的闭环运作的工作流程。

　　11、秘书工作专门性准则的内容是什么？

　　答：受权理事双重角色准则，综合协调强化整体功能准则，有效信息沟通准则。