第三章　秘书的职能环境

　　1、简述秘书职能环境的层次结构

　　答：秘书职能环境分三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织内部环境和秘书所在组织外部环境。

　　形成和保持机构内部良好的环境应具备的条件：一要有一位作风正派，知识能力全面，经验丰富，具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人，二是要有健全的工作制度，三是要建立科学合理的分工配合体系，形成高效的工作流程，四是要形成灵敏的信息综合机制，提高信息综合度，五是要形成和谐的人际关系，不断加强向心力和凝聚力，六是要改善物质环境，具有一定的办公设备，创建办公自动化系统。

　　组织内部环境的构成要素：结构要素，动态运行要素，生态发展要素，心态观念方面的要素，物质环境条件。

　　2、理解秘书职能环境要素关系的内涵

　　答：秘书职能环境要素关系，主要指的是秘书职能活动中与各有关方面的关系；有秘书与本组织领导的关系，这在众多要素关系中是更主要更本质的，对秘书工作起关键性作用的关系；秘书部门与上级领导机关的关系；正确处理与上级领导机关的关系，有利于本级领导与上级领导机关的联系与沟通，有利于发挥秘书工作的职能作用，秘书部门与职能部门的关系，秘书与群众的关系。处理好与群众的关系，必须注重：在指导思想上，要以人民群众的根本利益为依归，在工作行动上，将贴近领导工作与深入群众，联系群众有机地结合起来，在工作作风上，尊重群众，关心群众，反映群众的意愿和要求，甘当群众的小学生。

　　3、秘书职能环境对秘书工作有何作用

　　答：秘书职能环境对秘书工作的规定性，导向性，促动性，机遇性和风险性。

　　4、怎样理解秘书职能环境资源的开发

　　答：秘书工作中，适应职能环境特征、满足职能环境需要、顺应职能环境发展，都要以有利于开发职能环境资源，有利于实现组织目标为落脚点；秘书在工作中开发职能环境资源要注意：一要合理开发领导机关及领导人的影响力资源，二要注重开发职能环境中的信息智能资源，三要注重从协调和加强各方面关系中开发职能环境中的能量资源；开发职能环境资源有利于增加职能工作的活力和有效性，对领导工作和组织管理也能起到积极的支持作用。

　　秘书要顺利，充分发挥其职能作用，必须适应职能环境各要素并从适应环境特征，在实践中必须注重适应宏观环境特征和发展趋势，适应所在组织的行业环境特征，适应所在组织环境特征，适应秘书机构为综合办公部门的环境特征，适应主辅配合在领导身边综合辅助，跟踪服务，充当参谋助手，办事办文办会，提供信息服务等职能活动的客观业务环境的要求，适应具体工作环境特征；满足职能环境需要：首先要满足领导工作的需要，其次要满足组织日常办公事务的需要，再次，要满足参谋的需要；顺应职能环境发展，一是对长远发展的态势有所准备，二是要关注组织三，五年的发展计划和领导一届任期内的工作计划和任务目标，以便把握一段时期内组织管理和发展的情况，在秘书工作中针对组织阶段性发展计划和领导任期任务目标，提供积极有效的综合辅助，三是要准确把握组织一年内的工作计划安排，以及外部环境发展变化的状况，内外结合，从职能环境一年内变化的节奏和阶段性， 安排一年内各阶段的工作重点和适应环境节奏要求，四是要随时关注领导工作的变化和需要，随时了解组织内外的变化与需要，以顺应职能环境的发展；开发职能环境资源着手。

　　5、怎样优化秘书职能环境

　　答：优化职能环境的立足点，一是必须从客观实际出发，以现实中已经存在的职能环境为立足点，正确地面对职能环境，二是必须立足于本职工作，在本职岗位上积极发挥作用，三是必须立足于现实需要，处理好现实与长远发展的关系；优化职能环境的着力点，主要是优化开发具体工作的环境，其关键是优化与领导主辅配合关系，秘书着力于优化具体工作环境，必须把优化与领导主辅配合关系，优化与部门及群众的关系结合起来，必须优化秘书工作一切相关方面的关系；优化职能环境的主要途径，是在具体的职能工作中，与各有关方面建立、维护和加强相互理解，信任和合作的和谐关系。

　　6、秘书职能环境障碍一般有哪些？如何排除这些障碍？

　　答：秘书职能环境障碍包含有信任障碍，理解障碍，沟通障碍，利益障碍；对信任障碍的排除：一要排除失误造成的信任障碍，二要排除工作态度方面的信任障碍，三要排除思想动机方面的信任障碍，四要排除误会造成的信任障碍；对理解障碍的排除，秘书要努力使领导、部门和群众理解秘书工作，同时，秘书也要善于理解别人；对沟通障碍的排除：一是错误的功利观造成的虚报信息的障碍，二是管理信息网络结构不健全造成的运作低效状态，三是人际关系隔阂造成的沟通障碍；对利益障碍的排除一是有令不行，有禁不止，二是各行其是，使组织的整体功能和整体利益受损，三是只顾眼前利益，不顾长远利益，四是个人利益膨胀，唯利是图，以权谋私，贪赃枉法，违法乱纪。

　　7、简述秘书处理与领导关系的基础

　　答：秘书必须精通领导决策的基本知识，秘书必须了解领导战略，秘书必须懂得政策。

　　8、简述秘书处理与领导关系的方法

　　答：一是摆正位置，自觉服务，二是正确领会，贯彻意图，三是加强与领导的思想沟通，四是自觉与领导联络个人感情。

　　秘书人员如何对待领导意图：首先，应在领导意图的形成过程中做好大量辅助性的服务工作，其次，秘书人员必须正确理解，领会领导意图，再次，秘书还应做好领导意图贯彻中的信息反馈工作。

　　秘书在传达贯彻领导意图时应注意的问题：一是不能延误传达时间，二是不能截留领导意图，三是不能随意解释或歪曲领导意图，四是在领导意图传达贯彻中遇到抵触等困难时，秘书人员要坚持原则，又要机动灵活地多做工作，使执行者自觉接受。

　　9、秘书为领导班子服务要把握和处理哪些关系？

　　答：为主要领导人服务与为领导班子服务，为中心工作服务与为日常工作服务，处理好多头指示，避免酿成矛盾；对口请求，避免交叉请求；逐级请示，避免越级请示；加强沟通，避免产生误会；筛选信息，避免说是道非。

　　领导班子与秘书群体的关系：领导班子要有专人负责指导秘书工作；在领导班子更替之际，秘书班子应当保持相对的稳定；领导人与专职秘书的关系；

　　10、简述秘书人际交往的原则和方法

　　答：秘书人际交往的原则：关系对等原则，互得互惠原则，诚实守信原则，宽容忍耐原则；秘书人际交往的方法：加强感情投资，坚持求同存异，注意换位思考。

　　人际交往的内容：从性质来分，有公务交往与私人交往；从对象来分：领导交往与群众交往；从方式来分：口头交往与书面交往。

　　人际交往的特征：公务性，代表性，多向性。

　　11、简述秘书与部门关系的形态及处理与部门关系的方法

　　答：秘书与部门关系的形态有辅助形态和协调形态；处理与部门关系的方法有：强化部门观念，体谅部门实情，促进部门协调。

　　秘书与同事的关系：有两种表现形态：合作形态与竞争形态，其处理方法：要取长补短，共同提高，要防止嫉贤妒能，善于雪中送炭，待人宽宏大量，坚持求同存异，不要讲私怨，要善于自制，切忌多疑，要学会超脱，及时道歉。

　　秘书与群众关系：表现形态有被动和主动两种形态，处理方法：强化服务观念；有效沟通上下机关领导与群众之间的渠道，加强上下沟通；积极排解疑难，急群众之所急。

　　12、理解秘书与新闻媒介的关系

　　答：秘书与新闻媒介的关系不同于一般的公众，而是具有双重人格的特殊公众，对于秘书来说，一方面新闻媒介是社会组织赖以实现公共关系目标的重要媒介；另一方面，新闻媒介又是各种社会组织，是秘书人员必须费力去争取的重要公众；其作用表现在：新闻媒介是塑造组织形象的主要公众，能大大加快社会组织与公众之间的信息交流，大大提高社会组织与公共关系工作的效率；与秘书信息在一定条件下可以互相转化；在处理与新闻媒价的关系上要做到四要四不要：四要是指：要友好热情，以礼相待；要实事求是，以诚相待；要一视同仁，平等相待；要迅速行动，改进工作；四不要指：不要一厢情愿，干扰记者；不要以利相交，送礼行贿；不要以广告为饵，交换要挟；不要被动消极，仓促应付。