第一，先要搞清楚展览会的目的、主题和类型。参加展览会首先要目的明确，比如商品交易的目的是推销产品，扩大贸易；再如以介绍新产品为目的的展览，新产品就是展览会的主题。明确主题后，围绕主题将展览的实物、图片、图表、文字等进行有机的组合、排列。主题不明确，就会造成版面结构的混乱，给人杂乱无章的印象，达不到宣传效果。
第二,充分做好本企业展台传播内容的准备工作。要指定一名展版主编，由主编作出整体构思布局，然后根据整体构思收集实物和资料，对画面、图表、文字等进行绘制，加工美化。还要由专人负责写出解说词，解说词要具体、生动、简练。此外还要搞好解说员的培训工作等。
第三，邀请参观者，要采用不同方式发出请柬，并同时告知展览会的主题、类型、要求、时间、地点等。
第四，要向新闻机构采取合适的形式发布消息，提供充足的新闻稿和资料，通过广播、电视的宣传在展览会开始之前充分做好宣传，吸引更多的参观者。
第五，准备好业务洽谈处、组织好工作人员等。
第六，对展览会的各项费用，要仔细预算，并报上级有关部门批准。