第十章　应用文体

　　1、写好书信的基本要求是什么？

　　答：写好书信的基本要求是：

　　思想明确。写信是和别人沟通思想，交流信息，商量事情，协调行动，只有意向明确，态度诚恳，才能使别人易于理解自己，信任自己。专用书信也要意向鲜明，情词恳切，力戒态度暧昧、言不由衷的浮词套语。

　　叙述清楚。写信时所述事情都要清楚明白，切不可转弯抹角，写得晦涩难懂。专用书信更应叙说明白。交待清楚，让对方能充分了解，便于做出决定。

　　内容具体。各类书信在叙述事情、提出要求、回答问题时，一定要写得具体、确切，尽可能详尽。一些条款式的专用书信，有几条写几条，也要具体、明确。

　　语言得体。写信所用语言、语气要视不同的对象、用途和内容而异。

　　2、专用书信和一般书信有何区别？

　　答：专用书信和一般书信的区别是：

　　（1）专用书信常有标明性质的标题，有的还在标题前加上标题内容的修饰语。一般书信没有标题。

　　（2）专用书信的收信人的称谓可写在开头第一行，也有的写在正文之后另起一行顶格，还有的写在正文中。一般书信的收信人的称谓均写在开头第一行。

　　（3）不少专用书信，为表示慎重，要在具名处加盖公章。一般书信除单位写的外，一般不必用章。

　　3、我国行政公文有哪几类几种？

　　按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月21日修订、1994年1月1日起施行的我国行政公文有十二类十三种，即：命令（令），议案，决定，指示，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要。

　　4、简述行政公文写作的基本格式。

　　答：可将行政公文格式的各组成要素分为公文的文头、行文、文尾三部分。

　　文头部分：公文文头也称版头。这一部分包括公文格式代码、份号、秘密等级、紧急程度、文件名称、发文字号、签发人等，位于公文首页上端。

　　公文格式代码，又称文件检索代码，是公文分类的标记，由九位阿拉伯数码组成，标注在公文首页版头左上角，作为公文自动化检索用。

　　份号即公文编号，是指一份具体文件在该文件总印数中的顺序编号，位于版头左上角、公文格式代码下方，一般由六位阿拉伯数字码组成，数字不足规定数时，前面用“0”补齐。

　　秘密等级，即公文的保密级别，分“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。位于文件版头左上角份号下方。还应在信封上标明。

　　紧急程度，分“特急”、“急件”两等，写在文件左上角，秘密等级下方；还应在信封上标明。

　　文件名称，即公文名称。由制定文件的机关名称加上“文件”两字组成，机关名称要用全称或规范化简称，一般用套红的大号长宋体字印在首页顶端中间。

　　发文写号，是由发文机关编排的文件代号，位于文件名称的正下居中，包括机关代字、年份、序号三部分；无版头的公文，其发文字号位于标题的右下方。

　　签发人，指核准并签发文稿的机关负责人，一般供上行文用，与发文字号在同一行上。标注时，将发文字号从居中位置移向左侧，右侧书写签发人，并签上姓名。

　　在发文字号下面，标题上面还有一条间隔横线，这是把文头部分与行文部分分隔开来的一条红线。行政文件就标一条红色横线，党的文件在红色横线中间醒目的印有一颗红五角星。

　　行文部分：也称正文部分。包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注等。

　　标题，位于间隔横线正下方居中，主送机关之上，字体大于正文，小于文件名称。完整的公文标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成。

　　主承送机关，也即是收文、受文机关，是公文主要接收和承办的机关，顶格写在标题与正文之间一行的左侧，并加上冒号。

　　正文，是文件的主题和核心部分，位于主送机关的下一行，首句空两格写。一般分为开头、主体和结尾三部分。

　　附件，是正文的有机组成部分，可分为两类：一类是对正文起补充说明或印证参考作用的，附在正文之后，在正文与发文机关或成文时间之间的左侧空两格写上“附件”或“附”字样，后加冒号，再注明附件顺序和名称。另一类是借助公文（如命令、通知、报告等）颁发的规章制度以及向上级机关报送或向下级机关批转（或转发）的文件，直接附印在正文后面。

　　发文机关，是公文的法定作者，位于正文或附件的右下方，同正文和附件之间应有一定的间隙，以便用印；更末一个字也不要与正文中各行右边更后一个字并齐，一般以缩回四五个字为宜，以求错落有致。

　　成文时间，指文件形成的时间，写在发文机关的下一行，稍向右错开，更末一个字也不要与各行右边更后一个字并齐，一般以缩回两三字为宜；没有具名发文机关的，成文时间写在正文的右下方。

　　印章，是公文正式成文的标志，要端正、清晰地盖在发文机关和发文时间上，上不压正文，下要骑年盖月。

　　附注，用以说明公文中其他项目无法说明的各项事项，位于成文时间的左下方，加圆括号。

　　文尾部分：包括主题词、抄送机关、印发标记等。

　　主题词，是提示公文内容、性质、隶属关系的高度概括的规范词，由名词或名词性词组组成。位于文尾部分上端，左侧顶格先写“主题词”三字，并加冒号，后从左至右依次排数个名词或名词性词组，词与词之间空一个字的位置。

　　抄送机关，位于主题词下方、印发标记上方，用黑线隔开，左侧空一个字先写“抄送”两字，并加冒号，再写明抄送的机关。

　　印发标记，即印发说明，是指文件情况的说明记载，包括文件印发单位名称、印发日期和印发份数，位于主题词或抄送机关下方，黑线隔开。印发机关、印发日期写在同一行靠左右两端，行首、行尾各空一个字，上下各划一条黑线，黑线右下方写上印发总数，并加圆括号。

　　5、简述调查报告的写作要求。

　　调查报告的写作要求是：

　　深入调查，充分地掌握材料。调查研究是写好调查报告的基础、前提和先决条件。调查研究所用的时间，一般说来要比写作的时间多。掌握材料要充分全面，直接的、间接的，历史的、现实的、点上的、面上的，赞成的、反对的，都要了解掌握，典型事例、统计数字，正面的成功经验、反面的失败教训都要听取占有。同时还要讲究调查方法和调查技术。除了开调查会、个别交谈等传统方式外，更要积极运用抽象调查法、民意测验法、专家论证法等现代调查方法以及电子计算机技术。

　　认真研究，科学的分析材料。调查的目的是为了研究问题，得出科学的结论。因此，对于得来的材料要进行科学分析、综合研究，去粗存精、去伪存真，鉴别真伪，使其科学化、系统化。进行分析研究，在思想上必须以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论为指导，坚持党的四项基本原则。正确的指导思想保证了分析研究的正确与敏锐。

　　确定主题，精心地选择材料。选择材料要越精越好，原则是围绕主题，突出主题，实现观点与材料的统一。首先要选择典型事例。材料有无典型意义，主要看是否有代表性，能否有力、贴切、生动地说明观点。其次要提供确切数据，精确的数字统计可以从定性分析与定量分析的有机结合上揭示事物的本质和规律，增强对于事物性质特点界定的精确性与可比度，具有更大的概括力、说明力、表现力。但有时还需要用概括的语言加以说明或讲一点背景材料来突出数字的价值。再次要运用对比材料。可以是今昔对比、新旧对比、正反对比、好坏对比、成败对比等。第四要合理布局，恰当地安排材料标题要写得朴实、具体、明确。正文分为开头、主体、结尾三部分。开头部分，要求开门见山，提纲挈领，紧扣主题。主题部分，按照内容，一般有四种写法。一是按照事物性质归类，并列地从几个方面来组织材料的“横式结构”，也称“并列结构”；二是按照事物发生、发展的先后顺序安排材料，分成几个互相衔接的层次，层层分析说明的“纵式结构”；三是遵循作者或读者认识活动的规律，从事务的外部情况入手，逐层深入地揭示事物的内在联系的“递进式结构”；四是“综合式结构”即兼用上述几种结构相互交错，穿插配合。结尾部分，要求简明扼要，意尽即止。

　　此外，调查报告的语言要准确、简洁，用词要恰如其分，不讲空话、大话、套话，还要注意语言的形象性，生动性。

　　6、简述章程、条例的写作要求和注意事项？

　　章程的写作要求：章程一般由标题、通过的会议名称及日期、正文三部分组成。标题，由制定的机关、团体或组织名称加上文种“章程”组成。通过的会议名称及日期，在标题下面加圆括号写明通过章程的会议名称和通过的日期，年、月、日都应写清楚。正文有两种写法：内容比较丰富的章程，有的前面写“总纲”，作为全文的统率，其后分章分条加以叙述。

　　有的章程主要由三个部分组成：总则，着重说明制定本章程的原因、依据、目的、适用范围等，带有序言性质；分则，着重阐明章程的具体内容；附则，一般说明通过、公布、施行的时间和有关权限等。内容比较简单的章程，一般就分条款来写。

　　撰写章程要注意：一是符合政策、规定。二是内容系统、周密。三是条理明确、清晰。四是词语精当、质朴。

　　条例的写作要求：条例一般由标题、发布者及时间、正文三部分组成。

　　正文一般有两种写法：一是采用列条叙述方法，把目的和根据作为第一条，接着写条例的具体条规，实施说明放在更后一条或几条。二是根据各部分内容间的逻辑关系来看，可分为总则、分则和附则三个部分。

　　撰写条例要注意：一要符合党和国家的方针、政策，符合宪法和法律；二是在内容上要注意，直陈、直叙、明确、完备，着重说明应该怎样做和不应该怎样做，无须多发议论和讲道理；三是条例所用语言文字应该简洁明了、朴实庄重，防止重复和歧义，以更好地体现内容的政治、思想力量。

　　7、通报有哪几种？怎样写表扬性通报？

　　通报按内容分有表扬性通报、批评性通报、情况通报三种：

　　按形式分，有直达式通报、转述式通报两种。

　　表扬性通报写法，正文一开始有个前言，简要写明发通报的背景、依据、通报的内容和做出的决定，也有的通报不写前言。紧接着叙述典型事实，事实一要清楚、明白，二要重点突出，并对此做出恰如其分的议论、分析，在此基础上做出表扬决定。更后发出号召，提出希望，号召学习的先进事迹应紧紧扣住事实部分而不要空发议论。

　　8、报告有哪几种？怎样写专题报告。

　　报告按制发目的和呈报要求分，有呈报性报告和呈转性报告两类；按内容分有汇报性报告、建议性报告、答复性报告、呈送性报告四种，其中汇报性、答复性、呈送性三种报告属于呈报性报告一类，而建议性报告则属于呈转性报告。

　　专题报告写法，要先对汇报、反映的专项工作情况作一番总述，得出总的结论，然后再详细叙述具体，按取得的成绩（或经验）、采取的措施（或做法）、存在的不足（或问题）、下一步做法的顺序安排结构。

　　9、请示在什么情况中使用？

　　请示一般在以下情况中使用：属于上级明确规定必须经请示批准后才能办理的事项，如干部任免、财务开支、基本建设、工程立项、机构调整等；工作中遇到困难，自身难以解决，需要上级支持、帮助的事项；工作中遇到新情况、新问题而又无章可循，但又需要办理的事项；对有关方针、政策、指示精神不甚明确，要求上级进一步阐明的事项；因本单位情况特殊，一时难以执行上级统一规定，需要变通处理的事项；本单位意见分歧，无法统一，难以开展工作，要求上级给予裁决的事项，等等。上述情况都要事先请示，千万不能“先斩后奏”，也不能边斩边奏“，再不能”斩而不奏“，这是组织性、纪律性的问题。

　　10、函有哪几种？怎样写去函？

　　函根据使用范围和性质，可分商洽函；询问函、申请函、答复函四种，前三种是去函，也叫问函、发函、来函；后一种是复函，也叫回函。

　　去函的写法，开头简述去函的原因、目的；主体以陈述事项为主，要写明商洽、询问、请求的有关事项，内容集中，一函一事，并提出希望或要求；结尾，按是否要回复的要求用不同的惯用语，用词语气要谦和诚恳，平实得体，也不要用客套话和寒暄语。

　　11、事务文书和法定公文的异同。

　　相同点：都是在公务活动中广泛使用的，都具有较强的政策性、规范性和针对性。

　　不同点：

　　（1）从作者身份看，公文的法定作者是各级领导机关、单位或其领导人；而事务文书的作者可以是具体职能部门，也可以是机关工作人员。

　　（2）从格式规范看，公文有国家规定的严格统一的法定格式，有严格的制作权限、行文规则和处理程序；而事务文书的格式是约定俗成的惯用格式，不像公文那样有严格的要求，也没有严格规范的制作权限、行文规则和处理程序。

　　（3）从实际作用看，公文具有很高的权威性和约束力，其法定作用极其明显；而事务文书只有参考和指导作用，而不具有法定作用。

　　（4）从行文方向看，公文可以单独形成文种，用“红头”文件直接发布且有固定的行文方向；而事务文书常借助某种公文作为载体发布，行文方向也十分灵活。

　　（5）从表现手法看，公文以说明为主，兼用叙述和议论；而事务文书在结合运用上述三种表现手法的同时，可以适当运用描写等手法。

　　12、调查报告有哪几种结构方式？

　　答：调查报告的结构方式有四种：一是按照事物性质归类，并列地从几个方面来组织材料的“横式结构”，又称“并列结构”；二是按照事物发生、发展的先后顺序安排材料，分成几个互相衔接的层次，层层分析说明的“纵式结构”；三是遵循作者或读者认识活动的规律，从事物的外部情况入手，逐层深入地揭示事物的内在联的“递进式结构”；四是兼用上述几种结构，相互交错，穿插配合的“综式结构”。

　　13、总结正文要写明哪些内容？

　　总结正文要写明以下内容；

　　基本情况的回顾。写在开头，简单叙述基本情况，包括进程、背景、效果和收获等。

　　成绩、做法、经验和体会。这是总结的主体部分，一般是通过对基本情况进行综合分析研究后，比较详细、具体地阐述所取得的成绩、主要做法和具有典型意义的经验、体会，但也有的总结，把经验、做法作为一部分来写，着重阐明成绩表现在哪些方面，是怎样取得的；有的总结，只写经验、体会或原因，而把成绩、做法融合其中。至于经验和体会，两者没有什么严格的区别，常常是写了经验就不写体会，写了体会也就不写经验了。

　　存在问题和今后方向。有些总结，在阐明成绩、经验之后，还要指出存在的问题，并说明今后如何发扬成绩，吸取教训，克服缺点，继续前进，但这些内容一般都写得非常简单。

　　14、简报在内容上的写作要求是什么？

　　简报在内容上的写作要求是：

　　一要真，即内容要真实、确切。简报所反映的人和事绝不能虚构，也不能只报喜不报忧。当然，允许综合归纳，提炼浓缩，加工整理，其目的是为了更加确切反映客观事物的本来面貌。

　　二要新，即材料要新型、典型。简报力求为人们提供新情况、新经验、新问题，为此，要认真分析，选好角度，善于捕捉和传播新的信息，展示事物的更新状态和发展趋势，善于找出那些对上级或同级单位具有参考价值的、对基层单位具有指导作用的典型材料，用准确、生动的语言，写出有新意的简报来。

　　三要快，即反映要迅速、及时。简报是机关文书中的“轻骑兵”，特别讲究时效，在收集信息、整理材料、编发等各个环节上要有强烈的时间观念，要求快写、快编、快审、快印、快发、快报。为此，编写简报一定要思想敏锐，具有高度的工作责任心，善于在一般中见特殊，细微处察秋毫，善于跟踪、捕捉各种信息，去挖掘领导所关心的、急需了解的材料或线索。

　　四要简，即文字要朴实、简练。简报是“千字文”，要用更少的文字表述更丰富的内容。还要注意选题要精，更好一事一报；选材要严，要以更简练的语言说明更重要的问题；编印期数也不宜大多。

　　15、何谓计划“三要素”？

　　计划的“三要素”是：目标（做什么）、措施（怎么做）、步骤（何时完成）。目标（做什么），这是计划要达到的工作目标和完成的任务，也是计划努力的方向，要写得明确、具体；措施（怎么做），这是执行计划时所采取的措施和办法，也是实现计划的保证，要切实可行；步骤（何时完成），这是对计划进度的具体安排。也是实现计划的工作程序和时间安排，要写得符合实际。

　　16、签订合同要贯彻哪些原则？

　　签订合同要贯彻平等、合同自由、公平、诚实信用、公序良俗（即公共秩序和道德）原则。

　　17、经济合同的通用条款有哪些方面？

　　经济合同的通用条款有：当事人的名称或者姓名和住所，标题，数量，质量，价款或者报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等。

　　18、撰写条例要注意些什么？

　　撰写条例时要注意：一是条例具有法规性质，在撰写时要符合党和国家的方针、政策，符合宪法和法律；而且要从实际出发，实事求是；贯彻民主集中制，充分发扬民主。二是写好条例，在内容上要注意直陈、直叙、明确、完备，着重说明应该怎样做和不应该怎样做，无需多发议论或讲道理。三是条例所用语言文字应该是简洁、明了、朴实、庄重的；防止重复和歧义，这样才能更好地体现内容的政策、思想力量。

　　19、简述公文发文字号的组成和写法。

　　公文的发文字号，位于文件名称的正下方居中，包括机关代字、年号、顺序号三部分。如“沪府发？？25号”就表示这是上海市人民政府一九九七年发出的第二十五号文件。两个或两个以上机关联合发文，只要标明主办机关的发文字号即可。

　　20、简述公文标题的组成与写作方法。

　　公文标题，位于间隔横线正下方居中，主送机关之上，要写得准确、简要、明了，字体大于正文，小于文件名称，一般由发文机关、事由、文种三部分组成，如《国务院办公厅关于发布{国家行政机关公文处理办法）的通知》这一公文标题中，“国务院办公厅”就是发文机关，“关于发布《国家行政机关公文处理办法》”就是事由，通知“就是文种。

　　21、公文的“主送机关”一项标写位置及注意事项

　　主送机关，也即收文机关，是公文主要接收和承办的机关，顶格写在标题与正文之间一行的左侧，并加上冒号。上行文的主送机关，特别是请示的主送机关，一般只写一个，对需要同时报送的另一个或数个上级机关，可以用抄报的形式。下行文的主送机关，可以有一个或数个，如对下级请示的回复，主送机关就是那个请示的机关；而上级机关对下级机关发布的普发性文件，主送机关则有数个，甚至包括下属所有机关，在这种情况下，主送机关常常使用泛称。

　　22、简报的标题拟制有哪些要求？

　　标题，是简报的眼睛。拟题要就实避虚，尽可能做到准确、简洁、新颖、有吸引力，使人一看就知道简报的大致内容。有的也可加副标题。

　　23、简报按语的写法。

　　内容重要的简报，常要写个简短的按语，说明编发这份简报的原因或目的，以引起读者的重视。按语多数是根据单位领导同志意见撰写的，具有指导的性质，如有的按语就写“根据XXX同志意见，现将这份简报转发如下，供各部门参阅”；有的则是提纲挈领地把简报的重点、中心突出来，达到强调、宣传的目的。按语写在报头部分间隔红线之下；标题之上，左右页边更好不要与正文并齐，一般每行各缩进两三个字。

　　24、简报正文的基本写法。

　　简报的正文，分开头、主体、结尾三部分。开头要用极其简洁明确的几句话或一段话，总括全文的中心或主要内容，点出主题，一般要交代清楚什么人在什么时候；做了什么事，结果怎样，使读者先有一个总的概念，近于新闻报道的导语。主体部分是简报的主干，要用有说服力的典型材料，把开头总提的内容加以具体化，在写法上，有的按照事情发生、发展的先后过程来写；有的根据事情的内在联系来写；有的以提出问题、分析问题、解决问题的逻辑顺序来写。结尾部分，可用几句话或一段话小结前面内容，根据主题，或指明事物的发展趋势，或发出具体的号召，或提出今后的打算，等等，以深化主题，加深读者的印象，如果前面部分已经把事情说清楚了，那就不必画蛇添足了，再加结尾了。

　　25、调查报告主体部分的三种写法。

　　答：调查报告的主体部分，按照内容，一般有三种写法。一是按照事物性质归类，并列地从几个方面来组织材料，这种结构，能使文章条理清晰、观点突出。二是按照事物发生、发展的先后顺序安排材料，分成几个互相衔接的层次，层层分析说明，这种结构能使文章脉络清楚，有助于读者了解事情的来龙去脉。还有一种是遵循作者或读者认识活动的规律，从事物的外部情况入手，逐层深入地揭示事物的内在联系。

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