第三章 企业文件的形成与归档

　　名或简：企业文件：在企业生产建设、经营管理等各项活动中，按一定的程序和要求形成的原始记录。企业文件也是一个综合性的概念，它是企业一切科技、生产和管理实践活动形成的各种形式的原始记录，不是某一类企业文件的专指称谓。

　　选：企业文件管理工作包括企业文件的形成、积累、整理、归档等4方面的内容。

　　第一节 企业文件的形成

　　简：企业创立时期文件的形成

　　企业的创立，就是通过法定的程序，组成一个具有独立主体地位的经济实体，并在该实体内部根据特定的需要，设置一整套组织管理系统，使其按既定的目标运行；一般而言，企业的设立主要包括筹备和申请登记两个阶段。

　　在企业创立时期主要形成的文件有：

　　1、 创办机会的选择及其可行性研究过程中形成的文件。

　　2、 企业章程及有关部门的批准文件。

　　3、 企业基本建设活动中形成的文件。

　　4、 注册申请报告、企业资信证明、营业执照。

　　5、 人事材料。

　　6、 财务和会计文件，主要是企业资金筹措过程和结果的记录文件，如借贷合同、募股申请文件、股东出资证明书、资产评估报告、财务审计报告、验资报告等。

　　7、 企业成立文件。

　　8、 商标注册文件。

　　9、 其他一些原始材料。

　　简：企业调整阶段形成的文件

　　1. 企业合并、分立时期形成的文件

　　合并是指两个或两个以上的企业，依照法律规定、行政命令或合同的约定，经过一定的法律程序，变为一个企业法人的行为。

　　一般的合并程序及其产生的文件包括：

　　1） 调查论证

　　2） 报批审查

　　3） 清产核资

　　4） 通知及公告

　　5） 法律公证

　　6） 工商变更登记

　　企业分立是指一个企业法人依据法律规定或企业自行决策，经过一定的法律程序，分解为两上或两个以上的企业法人的行为。

　　2、企业整顿时期形成的文件

　　整顿是指企业因经营管理不善造成亏损，不能清偿到期债务时，为维持社会经济秩序，恢复企业生计，调整企业债务，改善企业经营管理的秩序，恢复正常的企业行为而采取的具体措施。

　　整顿中形成的文件有：

　　1） 申请整顿

　　2） 整顿方案

　　3） 形成审议书

　　4） 法院的裁定材料

　　5） 整顿方案的实施文件

　　6） 终止整顿程序的文件

　　简：企业破产文件的形成？

　　破产是指企业债务人不能清偿到期债务时，为保护多数债权人的利益，处理债务人而进行的一种诉讼程序。

　　破产过程中形成的文件有：

　　1、 向债务人所在地法院提出破产申请

　　2、 债权人向法院申报债权期满后，陆续召开若干次债权人会议。会议主要负责审查有关的债权记录和证明材料；这一阶段形成的主要文件有：债权记录和证明材料、和解协议（未申请整顿的企业不产生该文件）、破产财产处理与分配方案、历次债权人会议文件等。

　　3、 法院宣告破产的发布公告

　　4、 法院指定组成清算组，进行破产清算

　　5、 企业破产分配方案及其形成的一系列原始记录。

　　第二节 企业文件形成工作的管理

　　简：企业文件形成的特点？

　　1、 与企业各项活动同步进行。如针对科技文件的形成与企业科技、生产活动同步进行的特点，实行“4同步”的管理措施。

　　2、 来源分散，种类、类型呈多样化趋势发展

　　3、 不同种类的企业文件形成规律不同

　　4、 标准化程度日益提高

　　简：4同步：

　　企业下达科技、生产计划与提出科技文件的形成、积累、整理、归档要求同步，检查科技、生产活动计划与检查文件的形成、积累情况同步，鉴定、验收科技、生产成果与鉴定、验收文件是否完整、准确、系统，是否符合归档要求同步；上级登记科技成果及成果申报获奖、科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。

　　选：企业档案部门对企业文件形成工作进行协助、指导和监督的对象主要有3个：

　　1、 企业文件标准执行情况；

　　2、 企业文件形成与积累过程

　　3、 企业科技文件的编号、更改、复制与发放。

　　选：同企业文件形成直接相关的标准有4个：

　　1、 制图标准

　　2、 关于机械产品文件的若干标准

　　3、 公文行文标准

　　4、 关于特殊载体材料的标准

　　选：对编制文件过程中执行标准情况进行审查和管理，这是企业标准管理部门的职责：

　　选：对企业文件形成、积累过程的协助、指导与监督，是企业企业档案部门的职责。

　　简：对企业文件形成、积累过程的协助、指导与监督

　　1、 以企业各项工作程序和有关规章、制度为依据，监督、指导企业文件的形成、积累工作。

　　2、 根据企业生产经营活动的性质和具体任务，协助、指导企业文件的形成、积累工作。

　　3、 根据企业不同种类文件的形成特点，监督、指导企业文件的形成、积累工作。

　　4、 抓住薄弱环节和难于形成的文件，协助做好企业文件形成、积累工作。

　　5、 实行“3纳入”，将企业文件的形成和积累纳入企业管理制度。

　　6、 恰当运用经济手段，加强对企业文件形成和积累的监督和指导。

　　“三纳入”：把企业文件的收集和归档纳入企业各项管理程序，纳入企业各项活动的工作计划，纳入有关部门职责范围和有关人员的岗位责任制“

　　第三节 企业文件立卷

　　企业文件立卷：将企业文件系统整理，组成案卷并对案卷内文件进行排序的过程，实质上是一项把零散、无序的文件进行有序化组织的工作。

　　简：企业文件立卷的要求：

　　案卷是一组具有有机联系、价值与密级相同的企业文件的更小集合体。组织企业文件案卷的要求：

　　1、 企业文件的案卷必须方便保管和利用；

　　2、 案卷必须符合一定的质量要求：

　　1） 必须是一组具有有机联系的企业文件；

　　2） 卷内文件数量适度；

　　3） 卷内文件的保存价值与密级应基本一致；

　　4） 案卷外形力求规范、整齐、美观、实用。

　　3、必须按照企业各种文件不同的形成规律，分别利用科学合理的立卷方法，及时组强案卷。

　　选：案卷的本质特征是有机联系。

　　简：确定经营管理文件的案卷单元的方法？

　　1、 按问题确定案卷单元。就是把反映同一问题或同一件事物的相关文件组成案卷，通常采用一事一卷、一事数卷、同事一卷等方法。

　　2、 按作者确定案卷单元。就是将同一作者形成的文件组成案卷。

　　3、 按时间确定案卷单元。就是将同一时间范围内形成的或内容针对同一时间的文件组成案卷。这种方法，适用于时间性强的文件，如计划、总结、统计材料等。

　　4、 按名称确定案卷单元。就是把文件种类名称相同的文件组成案卷。这种方法，多应用于一些综合性文件，如综合性工作计划、总结报告、工作简报、会议记录等。

　　5、 按地区确定案卷单元。就是把内容涉及同一地区的文件集中组卷。

　　确定科技文件案卷单元时应注意3点：

　　1、 当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时，相互之间的文件，特别是图样，会有重复的现象。

　　2、 当产品、设备（非标准）和工程设计采用标准图、通用图和借用图时，不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷，只需在文件目录中注明这些图纸的名称、图号即可。

　　3、 当产品、设备革新、改造，工程、设备使用、维修、改扩建时，新形成的文件应单独立卷，不必将原来相应的案卷拆重组，既减少劳动量，也能反映企业生产、技术发展的历史过程。

　　简：确定会计文件案卷单元的方法？

　　1、 会计凭证，一般由经办会计将当月凭证按形成时间先后分别装订成册，案卷的厚度不超过3cm；

　　2、 会计账本，基本上是一账一卷；

　　3、 会计报表，年报、季报、月报分别组卷。

　　选：对于卷内文件，不需重新编页号的是成套图样、计算书

　　选：不属于卷内文件目录应当包括的内容有：密级、保管期限

　　选：备考表的主要内容包括：

　　立卷人；

　　检查人；

　　立卷时间；

　　案卷情况说明。

　　选：案卷题名是封面的核心内容，处于封面的中心突出位置。

　　简：什么是案卷？

　　案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的企业文件的更小集合体；按照国家有关规定的要求，组织企业文件的案卷是企业各职能部门的本职工作，企业档案工作者对这项工作负有协助、指导和监督的职责。

　　简：案卷必须符合一定的质量要求？

　　答：（1）案卷必须是一组具有有机联系的企业文件，而不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合。

　　（2）案卷内企业文件的数量要适度。

　　（3）案卷内企业文件的保存价值和密级应基本一致。

　　（4）案卷外形应烽求规范、整齐、美观、实用。

　　简：确定科技文件案卷单元的方法？

　　1、 按结构组卷。这种方法主要适用于机械产品和设备科技文件，特别是图样部分。

　　2、 按子项组卷。这种方法，主要适用于基本建设工作文件。

　　3、 按工序或阶段确定案卷单元。就是按相同的生产工艺过程或同一工作阶段进行组卷。

　　4、 按专业组卷。就是按文件内容所反映的专业性质进行组卷。

　　确定科技文件案卷单元时，应处理好以下几个问题：

　　（1）当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时，相互之间的文件，应以基型产品为基础，保证其齐全成套；其他产品的文件，一般只保存本身专用的部分。

　　（2）当产品、设备（非标准）和工程设计采用标准图、通用图和借用图时，不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷。

　　（3）当产品、设备革新、改造，工程、设备使用、维修、改扩建时，新形成的文件应单独立卷。

　　简：案卷编目的涵义和内容

　　划分案卷的范围并予以排序之后，须以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷内文件的内容和成份。主要的内容有：编页号，编制卷内目录，填写备考表，填写案卷封面和脊背标签等，更终组成案卷。

　　1、 编页号：若一卷文件形成时已编有页号，不必另行编制，如成套图样、计算书等。

　　2、 编制卷内文件目录：项目有：每份文件的排列序号、题名、编号、责任者、编制日期、所在页号和备注等。

　　3、 备考表：主要内容：案卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

　　4、 案卷封面和脊背标签，更终组成案卷：案卷题名是封面的核心内容。

　　第四节 企来文件归档制度

　　选：归档是企业文件形成部门的职责，收集是企业档案部门的职责。

　　简：制定企业文件归档制度的要求？

　　答：1）符合国家有关法律法规的规定，同时具有一定的灵活性；

　　2）符合企业生产经营活动及其形成文件的实际；

　　3）与企业各项管理制度相衔接；

　　4）制度的条文必须明确、可操作性强。

　　选：企业文件的归档制度包括5项内容：

　　1、 归档范围；

　　2、 归档时间；

　　3、 归档份数；

　　4、 归档要求；

　　5、 归档手续。

　　简：确定企业文件归档范围的基本方法？

　　答：1、研究和分析企业生产经营的范围和性质，从而掌握企业所形成文件的种类和成分，确定归档范围中应该包括哪些方面的文件；

　　2、掌握企业基本职能活动的内容和范围，把在这些活动中形成的文件作为归档范围的主体。

　　3、针对不同种类企业文件的形成特点和利用价值，分门别类地确定不同文件的归档范围。

　　4、站在历史的高度，确定企业文件的归档范围。

　　论：归档时间？（多选）

　　答：归档时间，是指应当归档的企业文件向档案部门移交的时间。正确规定归档时间，对维护企业文件的完整与安全，确保有关职能部门和档案部门的日常工作秩序，都有实际意义。

　　1、 管理文件：一般在形成和第二年上半年内向档案部门移交归档。

　　2、 科技文件：根据形成的具体情况可按：

　　1） 按项目结束时间归档；

　　2） 按工作阶段归档；

　　3） 按子项结束时间归档

　　4） 按年度归档；

　　5） 随时归档。

　　3、 会计文件：在会计年度终了后，暂由企业财务会计部门保管一年，期满后移交给档案部门保管。

　　4、 人事文件：一般应在办理完毕后的10天或半个月内向档案部门归档。

　　简：归档要求：

　　1、 归档工作由企业各职能部门承担，企业档案部门要对归档工作进行协助、指导和监督。

　　2、 归档文件要选用优质的制成材料。

　　3、 归档文件须经系统整理。

　　4、 对科技文件的归档，实行科技文件归档审批表制度。

　　第五节 企业档案部门的接收归档及相关问题

　　简：企业档案的收集渠道：

　　1、 本企业业务职能部门移交文件归档；

　　2、 外单位转让或移交；

　　3、 企业人员非职务活动中形成档案的寄存、捐赠或转让；

　　4、 面向社会收集、征集相关材料。

　　选：目前，企业文件进馆工作有2方面内容：

　　1、 企业文件现行期满，经系统整理后移交给企业档案馆；

　　2、 企业档案馆（室）依法向国家有关档案馆移交有关档案。

　　简：企业档案进馆工作的要求：

　　1、 以国家现有的政策、法律、法规为准绳，谋求企业档案信息资源整体效益的更佳化。

　　2、 采取多种措施，实现对企业档案信息资源的控制。

　　3、 明确进馆范围、进馆档案的质量要求和进馆手续，保证企业档案顺利进馆。

　　论：企业向国家有关档案馆移交档案的范围？

　　答：1、在大中城市规划区内进行建设的企业，按《城市建设档案归属与流向暂行规定》向城建档案馆移交有关档案。

　　2、处于资产和产权变动中的企业，按照或参考1998年3月5日国家档案局颁发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，向有关的档案馆移交。

　　移交的档案包括两个方面：

　　（1）企业资产与产权变动档案，主要包括党群档案、行政管理档案、生产技术管理档案和经营管理档案，这部分档案可移交给专业部门的档案馆，或寄存所在地的综合性档案馆；

　　（2）企业资产与产权变动过程中形成的档案，包括向有关机关或单位的申请、请示及其批准、批复文件，终止财务决算报告及编制说明、财务清理报告、财产处置结果报告，以及协议书、合同等，这部分档案可向专业部门的档案馆（或上级主管单位其他形式的档案部门）移交，也可向本单位档案馆移交。

　　简：企业集团档案馆的进馆范围

　　答：1、集团总部形成的文件。

　　2、核心企业形成的文件。以上两部分是企业档案馆更主要的来源。

　　3、其他成员企业形成的重要档案。

　　4、从外单位、个人等处收集来的对集团有重要参考价值的资料。

　　简：企业资产产权变动过程中档案的归属与流向

　　1、 随实物走：适用于记载和反映有实体形态的科技对象的、并具一定的经济价值的档案，如设备仪器、基建档案。

　　2、 收进（寄存）所在地的国家档案馆。适用于经济价值不大但具有重要历史查考价值的档案，特别是在地区范围内有代表意义的企业的档案。包括其党政群工作档案、行政管理档案等。

　　3、 收进专业主管部门。适用于一些对本部门有查考价值的档案，如生产技术管理、经营管理、会计档案等。

　　4、 其他走向。如：破产企业的人事档案可转交劳动局或人才交流中心；未有买主的设备、产品、建筑的档案材料可存放在产权交易中心等。