实用写作的各种规范是人们根据长期实践和社会发展的需要总结出来的。而规范的普遍运用，一方面是约定俗成的，一方面是在约定俗成的基础上法定的。诸如书信礼仪文书、告启文书、新闻文体的写作，通常都遵循着约定俗成的格式规范。而党政机关公文，则有法定的文种和文面格式。具体而言，实用写作的规范性原则包括三个方面：文体选用的规范性，文章体例的规范性，语言运用的规范性。

　　文体选用的规范性指的是正确使用不同的实用文体，各种实用文体在社会实践中反映不同的目的和要求，承担不同任务和功用，在选用文体时，首先要明确写作的目的和内容与所选文种的适用性。例如某单位派人外出调研，单位开具的应该是“介绍信”，而不是“证明信”。又如某知名人物去世，需要发布“新闻式讣告”，而在追悼会或遗体告别仪式上宣读的是“悼词”。这些都是约定俗成的习惯，不能随意改变。如果是机关公文，文种选用更为严格，必须符合国家相关的文件规定，不仅要考虑文种本身的属性，还要兼顾机关之间的隶属关系及发文机关的职权范围。

　　文章体例的规范性。文章的体例指的是文章的组织形式。实用文在结构组织上具有相对的稳定性，这同样是社会约定俗成的结果。同一种文体，在实际使用中，不管内容如何不同，其体例、模式的变化总是极为有限的。例如，起诉状写作的规范格式是：首部（标题、当事人基本情况）——请求事项——事实和理由——尾部——附项。虽然行政、民事、刑事等不同类型起诉状各有侧重，但基本结构总是一致的。又如“请示”基本模式是：标题——主送机关——正文（请示缘由、请示事项、请结语）——落款。实用写作稳定性、规范性的体例是实用文的实用性本质决定的。采用约定俗成的规范体例既便于写作，又便于理解、处理，能够切实提高工作效率。

　　语言运用的规范性。实用文主要用于交流联系、处理事务、解决实际问题，具有很强的政治性、时事性、现实效用性。因此，实用写作的语言运用应当做到准确、简明、平实、得体。准确是实用文语言更基本的特征和要求。实用写作务必做到每个词、每句话都有明确的含义，用词造句切合文章的内容，合乎语法规范。还要善于辨析词义，区分词语褒、贬、中性的感情色彩，根据具体语境恰当用词。写出来的文章要“让人家不折不扣地了解你所说的是什么”（叶圣陶语）。简明就是要言简意赅，明白易懂。要求在写作过程中从行文的目的出发，只写必要的话，杜绝空话套话，力戒浮词冗言，多用行业的专用词语。在涉及事实依据时，尽量使用缩略语、数据、图表等。这样写出来的文章，既准确简洁，又使人一目了然，也才能达到文约、事丰、意明的效果。平实是指语言朴实无华，平易通俗，表述平直。要求选择表达方式以说明、叙述、议论为主，少用或不用描写和抒情，句式多用陈述句，用词多用本义、直言义，修辞适度，拒绝夸饰，以阐述需要为准。所谓得体，指的是实用文的语言切合写作主体的身份地位，符合接收对象的理解习惯及社会文化的传统规范。

　　达到实用写作语言的规范要求，不仅要求写作者具有较高的语言文化素养，还要有长期的写作实践经验和严谨的写作态度，否则不免出错。例如，在1982年第3号《国务院公报》上的《中华人民共和国国境口岸卫生监督办法》中就有这样一句不合规范的话：“国境口岸的生活垃圾应该日产日清，设置的固定垃圾场，应该定期清除。”其中，“产”作为动词是“生产”或“出产”的意思，用于“垃圾”显然是用词不当。“设置的固定垃圾场”的表述也不够简洁。“垃圾场”自然是人工设置的、固定的，没有必要作这样的修饰限制。而“设置的固定垃圾场，应该定期清除”更是语义模糊。原文意思本来是“要定期清理垃圾”，这样表述，变成“定期清理‘设置的固定垃圾场’”，就文不达意了。