第九章　机关其他常用文书的写作（下）

　　第五节　讲话类文书

　　一、讲话类文书：是人们在各种特定的场合发言时所依据的各类文稿的总称——是在公众场合经常使用的文书

　　二、讲话类文书的类型： 根据讲话的场合及主旨的不同，可分为三类：1）讲话稿 ：是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。 2）开幕词：是在大会开始时，由主要领导人向大会会宣读的阐明会议宗旨、说明会议议题、向与会代表提出希望的书面文稿。—具有指导性、方向性和基调性的作用。闭幕词：是在大会结束时由主要领导人向大大会会宣读的概括大会主人精神、总结大会成果、指出会后努力方向的文稿。—具有总结性、激励性和评估性的作用。 3）欢迎词：是对客人的到来表示热烈的欢迎的一种讲话类文书。欢送词：是是客人时表达良好祝愿的一种讲话类文书。答谢词：是宾客在受到主人的热情款待时，向主人表示感谢的一种讲话类文书。

　　三、★讲话类文书的特点：1）口头性 2）直接性 3）针对性

　　四、讲话类文书的写作 ：都由开头、主体、结尾三部分组成。

　　五、讲话类文书的写作

　　1、写作格式

　　①讲话稿：没有固定的写作格式，往往依讲话的内容、场合和目的而定。 开头：可彩开门见山的单 直入式，也可以采用设置悬念的提问式，或说明讲话目的和原因的交代式。主体：主要是阐明形势、任务、方法对策等内容。 结尾：一般总结全文，自然收束，并提出希望。展望未来，使人回味无穷。

　　②开幕词：开头：宣告会议开幕，常用称呼开头，接着说明会议的组织组织情况。 主体：一般先总结以信成败得失，然后说明大会议题（大会任务）；指出解决这些议题（任务）的有利条件，进行可行性分析，使大家认识到在本次会议上解决这些问题时机是成熟的，条件已经具备；还可交代大会议程（主要活动安排情况）。 结尾：要有鼓动性、号召性和预祝性，提出要求和希望，意在为大会的顺利进行创造良好的气氛。

　　闭幕词 ：开头：概括总结大会的主要成效。主体：包括两方面内容。一是分门别类总结大会情况。二是提出贯彻执行的意见。 结尾：一般提出号召或希望，也可以鼓舞人心的口号作为结尾。

　　③ 欢迎词、欢送词、答谢词：开头：首先要交代欢迎、欢送或是答谢的对象（应用尊称），然后用热情洋溢的语言向客人表示欢迎、欢送或是对主人的盛情表示谢意。写作时应充分流露致词者的友好心情。 主体：这部分内容写作比较灵活自由，无固定的写作格式。整个主体部分的写作要充分表示出友好的态度。 结尾：应对主体部分的内容做出总结，同时对有关问题，特别是涉及双方共同关心的有关事项发出号召，提出期望。写作时应使用一些具有激励性、鼓舞性的语言，从而起到振奋人必、激励向上的作用。更后再写一些表示祝愿的话语。

　　2、★讲话类文书的写作要求：1）主题要鲜明、集中、切勿顾左右而言他，东拉西扯；2）材料要真实、新颖；3）布局要清晰、紧凑、讲究步步推进，环环相扣； 4）语言要明白、生活，表达要简单、明了、生动活泼。

　　第六节　记录类文书

　　一、记录类文书，是指如实记录有关内容而形成的公务文书。

　　记录类文书的类型包括：

　　①会议记录：是指如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。还是制作会议经要、会议简报等公务文书的重要依据。

　　②电话记录：是在用电话处理公务时，记载有关通话内容的文书。

　　③接待记录：是指在接待群众来访时，记载有关接待内容的文书。

　　④大事记：是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。具有客观、准确、系统、可信的特点。

　　二、★记录类文书特点：1）内容纪实性 2）材料的直接性 3）语言的实录性

　　三、 记录类文书的写作

　　（一）会议记录的写作格式及写作要求：

　　1、会议记录一般包括以下部分：1）会议组织情况：应写明会议名称、届数、起止时间、地点、出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席原因，主持人和记录人的姓名，会议主要议题等。2）会议议题和议程 3）会议的进程和内容4）必要的手续：每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读，发现成就或遗漏应立即更正或补充，然后由会议主持人和记录人在记录后边签字，并注明本次记录的总页数。

　　2、会议记录一般要做到：1）记录人必须集中精力，把应该记录的内容迅速记录下来。2）要求记得正确、清楚、完整，重点内容要求准确、详细。3）对特别重要的会议内容，为保证记录的准确，可根据现场录音整理或核对记录稿，可几人同时记录，完毕后核对，整理出一份准确、完整的记录。 4）会议记录一般用汉字书写，字体要规范、清楚，不要用速记符号或其他非规范文字、文体，以保证其作为原始依据的有效性。

　　（二）电话记录的写作格式及定价写作要求： 一般有发出电话记录和接收电话纪录表格填写。

　　①★电话记录要注意的情况（接受电话一般应包括的内容）：1）接受时间。 2）来电单位和来电会话人、注明其姓名、职务等身份情况。3）来电话内容。4）处理结果，即将电话记录交有关人员处理的情况，此项内容在受话完毕后才能填写。5）接电话人姓名，必要时写明职务。

　　②发出电话记录一般应该包括：发电时间；发往机关；发电话人（姓名、职务）；接电话人（姓名、职务）；发电话事由。

　　③作电话记录要注意以下要求：

　　（1）接受汇报或了解情况时，要记明事件情况，必要时还要询问有关情节和细节，每个要素、情况都城要细致准确，整体情况要完整。（2）电话请示时，要记清领导机关或领导人作的指示或答复，并记明发话人（传达人或领导本人）的姓名、职务，以便向本单位领导汇报。（3）接受上级指示或通知时，要分条记明指示或通知事项，对时间限制、工作安排和要求等要记清楚、准确。（4）重要的发话内容，要求对方复述，让对方确认无误才行。向别人传达重要事项时，也应要求受话人复述受内容。（5）一定要记下来电话人或受话人的姓名、职务、以保证内容的可靠、保密，并有据可查。

　　（三）接等记录的写作要求：

　　1、接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。

　　2、接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录。

　　（四）大事记的写作格式及写作要求

　　1、大事记的写作一般包括： （1）标题：一般由机关名称及内容加“大事记”构成。（2）开头：用于说明编写目的、意义、体例及时限等。（3）正文：由时间和记事两部分构成。按年月日排序。（4）结尾：用于说明材料的真实性和使用、处理等事项。

　　2、★大事记的写作要求：1）要记述“大”事。大事不漏，小事不记。2）要客观真实； 3）要言简意赅。

　　第七节　简报类文书

　　一、简报：是简明扼要的书面报告。简报类文书：是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体。一般在内部运转，是使用更普遍、更广泛也是更常见的应用文书之一。 常见的名称有：“简讯”“快讯”“快报”“动态”“信息”“工作通讯”“情况通报”“情况反映”“内部参考”“摘报”等。

　　二、简报类文书的类型：1）会议简报：即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。2）工作简报：就是反映本部门、本

　　系统各方面工作情况的简报。

　　三、简报类文书特点：1）简，即简报在文字上要简明扼要 2）快，即编发简报要迅速及时 3）新，即立意要新、内容要新

　　四、简报类文书写作：

　　1、简报类文书的写作格式： 一般由报头、主题、报尾三部分组成。

　　① 报头：简报的一个突出特点就是有独特的报头。 ②主体：主体一般由按语、标题和正文组成。

　　按语：用来说明编发简报的原因或目的，以引起读者的重视。 标题：拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。

　　③报尾：正文写完之后，用一条黑线将主体部份与报尾部隔开，在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。

　　2、简报类文书写作要求：1）内容要真实、确切；2）篇幅要短小；3）针对性、指导性要强

　　第八节　建议类文书

　　一、 建议类文书概述

　　1、★建议类文书，是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。

　　2、建议类分文书的分类：提案、建议三种。

　　①提案：是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。 一般在各级政协会议和职工代表大会中使用。

　　②建议：是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。

　　二、★建议类文书的特点：①建议性②说理性：文字表达上力求实实在在，明确具体富于说理性③委婉性：语气要委婉和切中要害

　　三、 建议类文书的写作

　　1、提案的写作格式与写作要求

　　① 提案的写作一般包括： （1）标 题 写明XXX单位XXX会议第X号提案。（2）案 由 此部份简明扼要地写明提案的内容。（3）提案人 在“案由”下方，定上提案人的姓名。 （4）理 由 理由要说明提出建议或意见的原因。（5）办 法 写明解决问题的办法和措施。（6）日 期 在正文的右下方，署上提案所写的时间。

　　②★提案的写作要求：1）熟悉同提案有关的情况 2）注意区别提案同一般文章的行文格式。为醒目起见，分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。

　　2、建议的写作格式及写作要求

　　①建议的写作格式：由标题、称谓、正文和落款组成。

　　（1）标题：有三种写法：一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的主要内容，有时还加上建议单位名称；三是采用文章标题写法。（2）称谓：即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。（3）正文：一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等；主体写建议的具体事项。结语写希望、要求等。（4）落款：写建议者个人、集体或单位名称，并注明年月日。

　　②★建议的写作要求：1）把握分寸要适度 2）所列内容要具体 3）表述语言要精练