第七章 账簿

　　第一节　账簿的意义和种类

　　一、账簿的定义

　　账簿：是按照会计科目开设账户、账页，用来序时、分类地记录和反映经济业务的簿籍。

　　账簿与账户的区别与联系：

　　账户是在账簿中按规定的会计科目开设的户头，用来反映某一个会计科目所要核算的内容。按照账户归类反映各项经济业务，可以提供总括的和明细的核算指标。由于账簿的记录，是对经济活动的全面反映。因此，账簿有时积累、贮存经济活动情况的数据库。

　　设置账簿的意义

　　1.账簿可以为企业的经济管理提供系统完整的会计信息。

　　2.账簿可以为定期编制会计报表提供数据资料。

　　3.账簿是考核企业经营成果，加强经济核算，分析经济活动的重要依据。

　　二、设置账簿的原则

　　根据本单位经济业务的特点和经营管理的需要设置一定种类和数量的账簿，设置账簿应当遵循下列原则：

　　1.账簿设置要能保证全面系统的反映和监督各单位的经济活动情况，为经营管理提供系统分类的合算资料。

　　2.设置账簿，要在满足实际需要的前提下，考虑人力和物力的节约，力求避免重复设账。

　　3.账簿的格式要按照所记录的经济业务的内容和要求提供的核算指标进行设计，要力求简便实用，避免繁锁重复。

　　三、账簿的种类

　　㈠账簿按其用途的分类。

　　账簿按其用途分为序时账簿、分类账簿、联合账簿和备查账簿四类。

　　1.序时账簿。序时账簿又叫日记账，是按照经济业务发生的时间先后顺序，逐日逐笔登记经济业务的账簿。按其记录内容的不同又分为普通日记账和特种日记账两种。

　　普通日记账，也称通用日记账。是用来登记各单位全部经济业务的的日记账。

　　特种日记账。特种日记账是专门用来记录某一特定项目经济业务发生情况的日记账。特种日记账主要是现金日记账和银行存款日记账。

　　2.分类账簿：是指对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿。分类账簿又由总分类账簿和明细分类账簿两种。

　　总分类账簿。按照总分类账簿分类登记的账簿叫总分类账簿。它是用来核算经济业务的总括内容的。

　　明细分类账簿。按照明细分类账户分类登记的账簿叫做明细分类账簿。它是用来核算经济业务的明细内容的。

　　3.联合账簿。联合账簿：是指日记账和分类账结合在一起的账簿。如企业设的日记总账也是联合账簿。

　　4.备查账簿。备查账簿：是指对某些在序时账簿和分类账簿中都未能记载，或者记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。如：租入固定资产登记簿等。

　　㈡账簿按外表形式的分类

　　按其外表形式不同可以分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

　　1.订本式账簿。订本式账簿是指把许多账页装订成册的账簿。包括：银行存款日记账、现金日记账和总分类账。

　　2.活页式账簿。活页式账簿是指账页不固定，用活页形式的账簿如材料明细账。

　　3.卡片式账簿。卡片式账簿是指印有记账格式的卡片，登记各项经济业务的账簿。如固定资产卡片、材料卡片、产成品卡片等。

　　第二节 账簿的设置与登记

　　一、账簿的基本结构

　　账簿应具备下列基本内容：

　　（一）封面。

　　（二）扉页。

　　（三）账页。账页的格式因为反映经济业务内容的不同，可有不同的格式，但是账页的基本格式应该包括以下内容：

　　1.账户的名称；

　　2.登账日期栏；

　　3.凭证种类和号数栏；

　　4.摘要栏（摘要栏记录经济业务内容的简要说明）；

　　5.金额栏（金额栏记录经济业务所引起的金额上的增减变动）；

　　6.总页次和分户页次。

　　二、日记账的设置与登记

　　（一）特种日记账的设置与登记

　　1. 现金日记账的设置与登记（三栏式）

　　现金日记账是出纳人员根据现金收款凭证和现金付款凭证以及银行存款付款凭证，按照经济业务发生的先后顺序，逐日逐笔登记的。

　　2. 银行存款日记账的设置与登记（三栏式）

　　首先是银行存款日记账的设置。银行存款日记账是由出纳人员根据银行存款收、付款凭证和现金付款凭证，按经济业务发生的时间的先后顺序，逐日逐笔的进行登记。

　　3. 多栏式日记账的设置与登记（三栏式、多栏式）

　　多栏式日记账财务处理两种做法详见P175

　　（二）普通日记账的设置和登记（略）

　　三、总账的设置和登记（详见课本）

　　总分类账：是按照总分类账户分类登记全部经济业务的账簿。

　　总分类账簿的格式：三栏式、多栏式等不同格式。

　　四、明细分类账的设置和登记

　　明细分类账：是用来分类登记经济业务的账簿，明细分类账一般采用活页式账簿。

　　明细分类账分别采用三栏式、数量金额式和多栏式三种格式的账页。

　　三种格式的明细分类账的设置和登记方法：

　　（一）三栏式明细分类账的设置与登记

　　三栏式明细分类账的账页只设有借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。

　　三栏式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证，按经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记。

　　（二）数量金额式明细分类账的设置与登记

　　数量金额式明细分类账的账页格式，分别设有收入、发出和结存栏。但是在收入、发出和结存栏的每一栏目中，又分别设有数量、单价和金额栏

　　数量金额式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证，按经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的。

　　（三）多栏式明细分类账的设置与登记

　　多栏式明细分类账，是根据经济业务的特点和经营管理的需要，在一张账页内按有关明细科目或明细项目分设若干专栏，用以在同一张账页集中反映各有关明细科目或明细项目的核算资料。按明细分类账登记的经济业务不同，多栏式明细分类账页又分为借方多栏、贷方多栏和借贷方均多栏三种格式。

　　1.借方多栏式明细分类账的设置。

　　借方多栏式明细分类账的账页格式是用于借方需要设多个明细科目或明细项目的账户，如“材料采购”、“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”和“营业外支出”等科目的明细分类核算。

　　2.贷方多栏式明细分类账的设置

　　贷方多栏式明细分类账的账页格式适用于贷方需要设多个明细科目或明细项目的账户，如“产品销售收入”和“营业外收入”等科目的明细分类核算。

　　3.借方贷方多栏式明细分类账的设置

　　借方贷方多栏式明细分类账的账页格式适用于借方贷方均需要设多个明细科目或明细项目的账户，如“本年利润”科目的明细分类核算。

　　4.多栏式明细分类账的登记

　　多栏式明细分类账是由会计人员根据审核无误的记账凭证或原始凭证逐笔登记的。

　　五、总账与明细账的关系及其平行登记

　　总账：是指按总账科目开设的账户，对总账科目的经济内容进行总括的核算，提供总括性经济指标。

　　明细账：是按照明细科目开设的账户，对总分类账的经济内容进行明细分类核算，提供具体而详细的核算资料。

　　（一）总分类账户与明细分类账户的内在联系有以下两点：

　　1.二者所反映的经济业务内容相同；

　　2.登记账薄的原始依据相同，登记总分类账户与登记明细分类账户的记账凭证和原始凭证是相同的。

　　（二）总分类账户与明细分类账的区别

　　1.二者反映经济内容的详细程度不一样。总账反映资金增减变化的总括情况，提供总括资料；明细账反映资金动动的详细情况，提供某一方面的详细资料；有些明细账还可以提供实物量指标和劳动量指标。

　　2.二者的作用不同。总账提供的经济指标，是明细账资料的综合，对所属明细账起着统驭作用；明细账是对有关总账的补充。起着详细说明的作用。

　　（三）总分类账与明细分类账的平行登记（详见课本）

　　平行登记：是指经济业务发生后，根据会计凭证一方面要登记有关的总分类账户，另一方面要登记该总分类账所属的各有关明细分类账户。

　　总分类账与明细分类账的平行登记要点如下：

　　1.对于需要提供其详细指标的每一项经济业务，应根据审核无误后的记账凭证，记入总分类账户的同时，记入同期总分类账户所属的有关各明细分类账户。（依据相同）

　　2.登记总分类账及其所属明细分类账的方向应该相同。（方向一致）

　　3.记入总分类账户的金额与记入其所属的各明细分类账户的金额相等。（金额相等）

　　总分账与其所属明细分类账平行登记的要点归纳为：依据相同，方向一致，金额相等。

　　第三节  账簿登记和使用的规则

　　一、账簿启用的规则

　　二、账簿登记的规则

　　1.必须根据审核无误原会计凭证进行登记。

　　2.记账必须用蓝黑墨水的钢笔或者炭素墨水的铅字书写，不得用铅笔或圆珠笔记账。

　　3.记账时应按账户页次顺序逐页登记，不得隔行跳页。

　　4.除了结账、改错和销账簿记录外，不得用红色墨水。

　　5.记账时，每一笔账都要记明日期、凭证号数、摘要和金额。记账以后，应该在记账凭证上注明所记账簿的页数，并划勾表示已经登记入账，避免重复记账或漏记账。

　　6.记账要保持清晰、整洁，记账文字和数字都要端正、清楚，严禁刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹。

　　7.凡需结出余额的账户，结出余额后，应在“借或贷”栏内写明“借”或“贷”的字样。对于没有余额的账户，应在该栏中写“平”字，并在余额栏“元”位上写“0”。现金日记账或银行存款日记账必须做到日清月结，每日结出余额。

　　8.各账户在一张账页记满时，要在该账页的更末一行加计发生额合计数和结出余额，并在该行“摘要”栏注明“转次页”字样，然后再抄这个发生额合计数和余额填列到下一页的第一行内，并在“摘要”栏内注明“承前页”，以保证账簿记录的连续性。

　　9.订本式的账簿，都编有账页的顺序号，不得任意撕毁。活页式账簿也不得随便抽换账页。

　　10.记账时书写文字和数码字要符合规范。不要用怪体字、错别字，不要潦草。

　　三、错账更正的方法（重点）

　　更正错账的方法一般有划线更正法、红字更正法和补充登记法三种。

　　（一）划线更正法

　　在结账之前，如果发现账簿记录有错误，而记账凭证无错误，即纯属登账时文字或数字上的错误，应采用划线更正法更正。

　　（二）红字更正法

　　红字更正法适用于以下两种情况：

　　1.记账以后，会计发现记账凭证中应借应贷的符号、科目或金额有错误时，可采用红字更正法进行更正。

　　2.在记账以后，如发现记账凭证和账簿记录的金额有错误，而原记账凭证中，应借或者应贷的会计科目并无错误。

　　红字更正法不仅能保持账户间的对应关系，而且还能保持账户中的正确发生额，不致于因改正错账而使数字虚增或虚减。

　　（三）补充登记法

　　记账以后，如果发现记账凭证上应借、应贷的会计科目并无错误，只是所记金额小于应记金额，可以采用补充登记法更正，即再填一张补充少记金额的记账凭证，将其少记部分补记入账。

　　第四节  结账和对账

　　一、结账

　　结账：是指按照规定把一定时期（月份、季度、年度）内所发生的经济业务登记入账，并将各种账簿结算清楚，以便进一步根据账簿记录编制会计报表。

　　结账工作包括以下内容：

　　1.将本期内所发生的经济业务全部记入有关账簿，既不能提前结账，也不能将本期发生的业务延至下期登账。

　　2.按照权责发生制的原则调整和结转有关账面

　　3.计算、登记本期发生额和期末余额。

　　二、对账

　　（一）账证核对

　　账证核对：是根据各种账簿记录与记账凭证及其所附的原始凭证进行核对。以确保账证相符。

　　（二）账账核对

　　账账核对：是指各种账簿之间的有关数字进行核对，

　　主要内容包括：（了解）

　　1.总分类账各账户本月借方余额合计数与贷方余额合计数是否相等。

　　2.总分类账各账户余额与其所属明细分类账各账户余额之和是否相等。

　　3.现金日记账和银行存款日记账的余额与总分类账各该账户的余额是否相等。

　　4.会计部门有关财产物资的明细分类余额，应该同财产物资保管或使用部门的登记账簿所记录的内容，按月或定期进行核对，保证相等。

　　（三）账实核对

　　账实核对：是指各种财产物资的账面余额与实存数额核对相符。

　　其具体内容包括：（了解）

　　1.现金日记账账面余额以出纳人员保持的现金实际库存数核对相符。

　　2.银行存款日记账账面余额应该与开户银行转来的对账单核对相符。

　　3.各种材料、物资明细分类账账面余额应该与材料、物资实存数额核对相符。

　　4.种种应收、应付款明细分类账账面余额应该与债权、债务单位的账目核对相符。

　　在实际会计核算工作中，账实核对一般是通过财产清查进行的。

　　三、账簿的保管

　　销毁年限 档案名称

　　3年 银行余额调节表

　　5年 月、季度会计报表

　　15年 原始凭证、记账凭证、汇总凭证、日记账、明细账、总账、

　　25年 现金和银行存款日记账

　　永久 年度会计报表